Merkblatt zur Datenverarbeitung

Informationspflichten nach Artt. 13, 14 Datenschutzgrundverordnung

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerberverfahrens und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Der Schutz und der vertrauensvolle Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten genießt während des Bewerberverfahrens für uns einen hohen Stellenwert.

Hinsichtlich weiterer Informationen über die Speicherung von Angaben bei Besuch dieser Karriereseite, insbesondere bezüglich technischer Nutzungsdaten, verweisen wir auf die allgemeinen Datenschutzhinweise.

Für den Fall, dass Sie sich als Personaldienstleister an uns wenden, geben Sie bitte das Datenschutzmerkblatt an den Bewerber weiter.

1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist das Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben:

Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, Niederlassung Deutschland

Carl-Zeiss-Ring 25, 85737 Ismaning

Aioi Nissay Dowa Life Insurance of Europe Aktiengesellschaft oder

Carl-Zeiss-Ring 25, 85737 Ismaning

Toyota Insurance Management SE

Toyota-Allee 2, 50858 Köln

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter: datenschutz@and-e.com.

2. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen oder zumindest beziehbar machen und so Rückschlüsse auf deren Persönlichkeit erlauben oder mit vertretbarem Aufwand Ihrer Person zugeordnet werden können.

Datenkategorien, die von uns verarbeitet werden, sind u.a. die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten, Personaldaten, Bildungs- und Berufsinformationen einschließlich der in Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Motivationsschreiben, Lebensläufe, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse sowie Arbeitszeugnisse.

Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Auflistung der Pflichtangaben. Diese Angaben benötigen wir, um herauszufinden, ob Sie auf die angebotene Stelle passen.

Vor- und Familienname
E-Mailadresse
Telefonnummer
Datum der Verfügbarkeit
Gehaltsvorstellungen
Lebenslauf

Die nachfolgenden Angaben sind optional. Sie können uns gerne auf freiwilliger Basis noch weitere Informationen zu Ihrer Person mitteilen. Ob Sie hiervon Gebrauch machen oder nicht, hat keinerlei Auswirkungen auf den Fortgang Ihres Bewerbungsprozesses.

Geschlecht
Angaben zum Wohnort
Linkedin- und Xing-Kontaktdaten
Mitarbeiterempfehlung
Angaben dazu, wie Sie auf die Stelle aufmerksam geworden sind
Weitere Dokumente

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Vorbereitung der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG). Ist dazu die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) notwendig, so erfolgt dies nach Einholung einer gesonderten Einwilligung durch Sie bzw. zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Bewerbers (Art. 9 Abs. 1 DSGVO, § 22 BDSG). Erhalten Ihre eingereichten Unterlagen solche Daten, so erfolgt die Verarbeitung dieser auf Ihre Veranlassung hin; da solche Informationen für das Bewerbungsverfahren grundsätzlich nicht erforderlich sind, bitten wir Sie aber, entsprechende Daten möglichst nicht zu übermitteln.

Reichen Sie uns freiwillig weitere Informationen über sich ein, erfolgt die Verarbeitung aufgrund Ihrer hierzu gegenüber uns erteilten Einwilligung, Art. 6 Abs.1 lit. a), Art. 7 DSGVO.

Außerdem erstellen wir aus den Bewerberdaten anonymisierte Berichte, z.B. Statistiken darüber, wie viele Bewerber es auf eine Stelle gab. Diese Statistiken werden ausschließlich anonym erstellt und erhalten keine personenbezogenen Daten mehr.

4. Einwilligung zur Aufnahme in unseren Bewerberpool oder für weitere Zwecke

Wenn Sie Ihre Einwilligung dazu erteilen, können Sie in unseren internen Bewerberpool aufgenommen werden.

Im Falle Ihrer Einwilligung werden Ihre im Bewerbungsverfahren durch Sie übermittelten Daten (z.B. Name, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen) und eventuelle Angaben aus dem Bewerbungsgespräch zum Zwecke der Kontaktaufnahme für zukünftige Stellensuchen innerhalb des Unternehmens genutzt, möglicherweise auch für Stellen in weiteren Niederlassungen.

Ein Widerruf ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich; in diesem Fall werden Ihre Daten innerhalb des unten genannten Zeitraums gelöscht.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren. Sollte hierfür Ihre Einwilligung erforderlich sein, werden wir diese separat von Ihnen einholen und Ihnen zugleich die Informationen gemäß Artt. 13, 14 DSGVO zukommen lassen.

5. Herkunft und Kategorien der Empfänger personenbezogener Daten

Daten erhalten wir grundsätzlich vom Bewerber selbst, oder über einen vom Bewerber oder uns beauftragten Personaldienstleister. Personaldienstleister erhalten von uns Informationen zu Bewerbungsgesprächen bzw. einer Einstellung in unserem Unternehmen. Ergänzende Informationen erhalten wir im Einzelfall über eine Referenz, z.B. einen früheren Arbeitgeber.

Innerhalb des Unternehmens erhalten Mitarbeiter der Personalabteilung, der Betriebsrat soweit erforderlich sowie die jeweiligen Vorgesetzten für die zu besetzende Stelle Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten.

Für das Bewerbungsverfahren nutzt Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, Niederlassung Deutschland eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software, die von Personio SE & Co. KG. Personio SE & Co. KG betrieben wird. Personio SE & Co. KG wird dabei gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

Für die Aioi Nissay Dowa Life Insurance of Europe Aktiengesellschaft und die Toyota Insurance Management SE ist die Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, Niederlassung Deutschland als Auftragsverarbeiter mit der Bewerbersuche betraut. Sämtliche Mitarbeiter sind auf das Datenschutzgeheimnis verpflichtet.

Zum Teil setzen wir weitere Auftragsverarbeiter zur Erfüllung bestimmter weiterer Aufgaben ein, z.B. zur IT-Verwaltung. Mit Auftragsverarbeitern werden von uns gem. Art. 28 DSGVO Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Weitere Stellen erhalten Ihre Daten dann, wenn dies gemäß geltendem Recht erforderlich ist, z.B. Gerichte oder Strafverfolgungsbehörden.

Weitere Datenübermittlung – auch an Dritte für Werbezwecke – findet nicht statt.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Die Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR), erfolgt nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

7. Automatisierte Einzelfallentscheidung

Wir wenden keine Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung an, die rechtliche oder ähnliche Auswirkungen auf Einzelpersonen haben.

8. Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Grundsätzlich löschen wir Ihre Bewerbung innerhalb einer Zeitspanne von 90 Tagen nach Ablauf des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens.

Wenn Sie in die Aufnahme in unseren Bewerberpool eingewilligt haben, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten achtzehn Monate nach Ablauf des Bewerbungs- und Einstellungsverfahren, soweit Sie nicht zuvor Ihre Einwilligung zurückziehen.

Es kann vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Zudem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahren.

9. Betroffenenrechte

Sie können unter der o. g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder die Löschung/Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen (Art. 17, 18 DSGVO). Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen Art. 20 DSGVO).

Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen (Art. 21 DSGVO).

Bis zum Zeitpunkt des Widerrufs vorgenommene Verarbeitungen bleibt dabei in ihrer Rechtmäßigkeit erhalten.

10. Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für das jeweilige Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, Niederlassung Deutschland

Carl-Zeiss-Ring 25, 85737 Ismaning

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Postfach 1349

91504 Ansbach

Aioi Nissay Dowa Life Insurance of Europe Aktiengesellschaft oder

Carl-Zeiss-Ring 25, 85737 Ismaning

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Postfach 1349

91504 Ansbach

Toyota Insurance Management SE

Toyota-Allee 2, 50858 Köln

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Financial Governance & Process Expert (m/w/d)

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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